Trumpa ataskaita prieš ilgą ataskaitą
Ataskaitos rašymas versle yra būtinybė, o kartais, kaip verslo vadovui, privalote parašyti išsamią ataskaitą, taip pat kartais, kai reikia pateikti glaustą informaciją apibendrintai. Jos vadinamos trumpomis ir ilgomis ataskaitomis ir, nors jose gali būti panašios informacijos, skiriasi formatas, stilius, gylis ir, žinoma, ilgis. Pažvelkime atidžiau į dviejų tipų ataskaitas.
Bet kurio ilgo ar trumpo pranešimo tikslas yra būti aiškus, kad informacija, kurią ketinama perduoti, būtų lengvai suprantama. Ataskaitos rašymas yra įgūdis, kuris yra būtinas visiems profesionaliems vadovams. Reikia suprasti, kad ataskaitoje pateikiami faktai ir skaičiai, o ne spaudimas argumentuoti, kaip yra esė. Bet kuris skaitytojas neturi amžinybės skaityti pranešimą neskubėdamas, todėl bet kokiame pranešime, nesvarbu, ar jis būtų ilgas, ar trumpas, turi būti naudojamos trumpos ir glaustos pastraipos su antraštėmis ir paantraštėmis bei svarbiais punktais, pabrėžiančiais jų svarbą.
Trumpa ataskaita taip pat vadinama neoficialia ataskaita, o ilga ataskaita kartais vadinama oficialia ataskaita. Trumpa ataskaita dažnai yra ne daugiau kaip vienas pareiškimo puslapis, kuriame glausčiausiai pateikiami faktai ir skaičiai. Trumpas pranešimas yra tarsi memorandumas ir jam nereikia viršelio. Šis ataskaitos stilius dažnai būna atsitiktinis ir atsipalaidavęs. Rašymo stilius apima pirmojo asmens, pvz., Aš ir Mes, naudojimą, o tai labai skiriasi nuo ilgo pranešimo, kuriame vartojami pilni žmonių vardai.
Ilgas pranešimas visada turi pavadinimą, įvadą, turinį, o tada pabaigą. Jis visada yra ilgesnis nei vienas puslapis. Kartais jame yra motyvacinis laiškas, kuriame minima visa informacija, įtraukta į ilgą ataskaitą. Ilgos ataskaitos pabaigoje yra bibliografija ir priedas. Įprasta, kad ilga ataskaita atspausdinama ir įrišama kietu viršeliu. Ilgo pranešimo tonas yra santūrus ir niūrus, priešingai nei trumpoje raidėje.
