Darbotvarkė prieš protokolus
Darbotvarkė ir protokolai yra du svarbiausi susirinkimo komponentai. Asmuo, organizuojantis susitikimą, galvoja apie daugybę dalykų, tokių kaip tvarkaraštis, laikas, vieta, svečiai, susitikimo planas ir pan. Todėl būtina žinoti darbotvarkės ir protokolo skirtumus.
Darbotvarkė
Darbotvarkė yra žodis, naudojamas apibūdinti susitikimo tvarkaraštį arba programą. Tai dalykų, kuriuos reikia padaryti ar aptarti susitikimo metu, sąrašas. Bet koks organizuojamas oficialus susirinkimas turi sudaryti jo darbotvarkę. Yra nustatyta seka, pagal kurią posėdžio metu svarstomi ir svarstomi klausimai, o posėdžio darbotvarkėje ši seka aiškiai paminėta. Ši darbotvarkė išplatinama svečiams gerokai prieš jiems atvykstant į vietą susitikimo metu, kad jie galėtų susipažinti su temomis, kurios bus aptariamos susitikimo metu. Kitas darbotvarkės tikslas – užtikrinti, kad dalyviai tinkamai pasiruoštų ir nebūtų užklupti netikėtai.
Minutės
Protokolos yra terminas, vartojamas kalbant apie oficialų proceso įrašą per oficialų susitikimą. Šios minutės naudojamos kaip įrašai apie tai, kas įvyko susitikimo metu, taip pat priminti žmonėms po kurio laiko, jei jie pamiršta. Šios minutės naudingos ir tiems, kurie negali dalyvauti susirinkime, nes jie susipažįsta su viskuo, kas vyko susirinkimo metu. Protokole nurodoma susirinkimo vieta, data ir laikas bei visų susirinkime dalyvavusių asmenų sąrašas. Šiose protokoluose taip pat nurodytas šias minutes įrašiusio asmens vardas ir pavardė.
Kuo skiriasi darbotvarkė ir protokolai?
• Darbotvarkė yra susitikimo tvarkaraštis ir nurodo įvykių seką susitikimo metu, kad svečiai galėtų pasiruošti iš anksto.
• Protokolas yra oficialus oficialaus susirinkimo eigos įrašas. Protokolai yra svarbūs norint priminti, kas nutiko per susitikimą kitą dieną, jei žmonės pamiršta.
