Procedūra ir darbo instrukcija
Procedūros ir darbo instrukcijos skirtumas yra tas, kad darbo instrukcijos apima gaires, kurių reikia laikytis atliekant tam tikrą užduotį, o procedūra reiškia priimtinus konkrečios užduoties atlikimo būdus. Abu yra susiję su konkrečios veiklos politika ir gairėmis. Šiame straipsnyje trumpai analizuojamos dvi sąvokos, procedūros ir darbo instrukcijos.
Kas yra darbo instrukcija?
Darbo instrukcijose pateikiamos tam tikros gairės, kurių reikia laikytis atliekant tam tikrą užduotį. Paprastai projekte projekto vadovas yra tas asmuo, kuris savo komandos nariams pateikia visas darbo instrukcijas, kurių reikia laikytis atliekant projekte numatytas veiklas.
Darbo instrukcijos gali apimti tam tikrus apribojimus, pvz., projekto apimtį, laiko grafiką, biudžeto ribas ir tt. Reguliariai per peržiūros susitikimus projekto vadovas patikrina, ar atliktos užduotys atitinka pateiktas darbo instrukcijas, prieš tęsdamas. į kitą proceso etapą. Priešingu atveju jis negalėtų patenkinti projekto rėmėjo reikalavimų, o tai pareikalaus papildomų išlaidų ir laiko. Todėl visiems projekte dalyvaujantiems nariams tenka didžiulė atsakomybė laikytis pateiktų nurodymų.
Kas yra procedūra?
Procedūros yra nustatyti tam tikros užduoties atlikimo būdai. Tai gali būti žingsnis po žingsnio metodas, kurio reikia laikytis siekiant galutinių rezultatų. Pasikartojančios procedūros vadinamos įprastomis užduotimis. Tai taip pat gali būti laikoma konkrečiomis gairėmis, kurių reikia laikytis siekiant veiklos.
Organizaciniame kontekste procedūros yra politika, naudojama kasdienėms verslo operacijoms atlikti, siekiant užtikrinti veiksmingumą ir efektyvumą siekiant galutinių verslo tikslų. Organizacinės procedūros išreiškia darbuotojų darbo pareigas ir nurodo jų pareigų apimtį. Šios gairės padeda neleisti darbuotojams kištis vieni į kitus arba neperžengti savo ribų, o tai gali sukelti klaidų ir nesusipratimų. Šios procedūros užtikrina, kad darbuotojai konkrečias užduotis atliktų kruopščiai ir nuosekliai.
Pavyzdžiui, įdarbinant darbuotojus organizacijoje, yra tam tikra procedūra, kuri taikoma visoje organizacijoje. Iš pradžių skelbiama apie laisvą darbo vietą, o vėliau kandidatai atrenkami pagal kvalifikaciją. Tada kvalifikuota teisėjų kolegija apklausia tuos kandidatus, o tada atrenkamas tinkamiausias asmuo. Tai įprasta tvarka, kurios laikosi organizacijos, priimdamos darbuotojus.
Kuo skiriasi procedūra ir darbo instrukcija?
• Procedūra išreiškia priimtą tam tikros užduoties atlikimo praktiką, o darbo instrukcijose aprašomi užduoties atlikimo būdai.
• Organizaciniame kontekste procedūros yra naudingos norint apibrėžti darbuotojų vaidmenis ir atsakomybę, o darbo instrukcijose nurodomi būdai, kaip efektyviai atlikti tam tikrą užduotį.
• Organizacijose tiek procedūros, tiek darbo instrukcijos sumažins klaidų, kurias gali sukelti darbuotojai, lygį.
